MiNotaríaOnline (en acrónimo MNO) www.minotariaonline.es es un servicio privado de comunicación segura entre un despacho notarial y sus clientes para el intercambio seguro de documentos notariales [1] entre ellos con un sistema de registro que certifica digitalmente quien accede y se descarga un documento[2].
MNO también puede utilizarse como sistema de cobro de las escrituras puestas a disposición de los clientes por este medio.
Este servicio se presta en modalidad SAAS de arrendamiento de servicios por el departamento de Soluciones Legales Corporativas (SAAS LEGAL) www.saaslegal.es de la sociedad española Morell Consultores de Negocio, SL mediante una plataforma de alta seguridad y protección alojada en un servidor español certificado TIER IV GOLD.[3]
NO es un despacho notarial que atienda a sus clientes de forma no presencial.
NO realiza ningún servicio notarial o que pueda identificarse como tal.[4]
NO es un servicio de consultoría ni de asesoramiento al público sobre problemas legales.
NO. Por la propia esencia del servicio notarial, el notario requiere de la presencia física del otorgante para comprobar identidad, capacidad y suficiencia. Hay previstas actuaciones notariales por videoconferencia, pendientes de una reforma legal.
En España, determinados portales que se anuncian como prestadores de servicios notariales online, p. ej. para la realización de testamentos, poderes, préstamos hipotecarios u otro tipo de escrituras, en realidad son intermediarios que prestan un servicio de preparación de la documentación necesaria para posteriormente acudir a una notaría determinada que realizará ese trabajo de la única forma posible, es decir, presencialmente y ante notario. Es muy probable que en realidad le estén ofreciendo otros servicios extras que no necesite y que encarecerán y retrasarán el servicio.
Si no conoce a ningún notario de su confianza, la forma más rápida y sencilla es localizar al notario más cercano, llamar por teléfono y concertar una entrevista. La página web del Consejo General del Notariado, www.notariado.org, el organismo superior que agrupa a los casi 3.000 notarios españoles, en su página de inicio dispone de un buscador en el que con sólo introducir uno cualquiera de los criterios de selección, entre los que se encuentra el código postal, mostrará los notarios encontrados.
Los notarios son funcionarios públicos, pero a diferencia de la mayoría de servidores públicos, no cobran un sueldo del Estado, sino que son trabajadores autónomos, corriendo de su cuenta todos los gastos de su despacho profesional y de los empleados a su cargo. Esta doble función funcionario-profesional autónomo hace que cada oficina notarial esté gestionada de forma diferente y por tanto su calidad y los criterios con los que resuelve cada caso, sean únicos y personales.
Los servicios notariales están tasados en una única “tarifa de precios” o arancel fijo que estableció el Gobierno en 1989 y que desde entonces no se ha revisado. Es decir, TODOS los notarios utilizan los mismos aranceles y, por tanto, en igualdad de condiciones sus servicios deberían de costar lo mismo independientemente de su ubicación o volumen de trabajo. Sólo para operaciones de gran cuantía el arancel es libre a partir de un determinado importe.
Además, la publicidad y competencia entre notarías está regulada por ley y se limita exclusivamente a la calidad del servicio.
Por otra parte, el ámbito de intervención de un notario está limitado a su demarcación territorial, excepto para determinadas actuaciones que pueden ser provinciales, autonómicas o estatales.
No hay aranceles por el asesoramiento notarial, es decir, el notario no cobra por asesorar al cliente en sus dudas relativas a la materia objeto de la escritura, además es su obligación asegurarse de que el cliente comprende las acciones que realiza ante él.
Con estas premisas, los criterios de selección de un notario deberían de ser la confianza que trasmite tanto él como su personal, sus referencias y, según el caso, si habla idiomas (lo que simplifica algunos trámites) o si dispone de una gran sala en la que reunir a muchos intervinientes. Incluso hay quien busca una oficina de diseño para la celebración de su boda. En las grandes ciudades existen notarías que disponen de aparcamiento o de servicio de aparcacoches y otros ofrecen caramelos o bolígrafos. En las pequeñas poblaciones priman más las referencias y la demarcación.
En todo caso, la elección de un notario es libre y no se puede obligar a nadie a utilizar un determinado notario, incluso alegando razones de “homologación” o “preferencia”.
Como ya se ha dicho anteriormente, todos los notarios trabajan con los mismos aranceles, lo que reduce bastante la utilidad de un comparador de internet, tal como podría ocurrir al reservar la habitación de un hotel, en el que el precio puede variar dependiendo de la forma de contratación. Esto no es posible al contratar un notario. Desconfíe por tanto de cualquier servicio que se anuncie como un comparador o un contratador preferente.
El portal del ciudadano es un servicio público de propósito general desarrollado por ANCERT[5] que ofrece a los ciudadanos un medio interactivo de comunicación en sus relaciones con los despachos notariales. El acceso a este portal requiere de identificación previa con el DNI y, en caso de solicitar un servicio, esta identificación debe de ser validada y autentificada por un notario de forma presencial.
Cualquier servicio notarial que requiera de atención personal, iniciado a través de este portal, no se realizará online, sino que exigirá de la comparecencia presencial del ciudadano ante un notario.
También el portal del ciudadano ofrece servicios de asesoramiento en materia notarial. Esos servicios de asesoramiento son los mismos que puede solicitar directamente y de forma gratuita y personal contactando telefónicamente con la notaría de su elección.
NO, son productos de muy diferente propósito y ámbito:
MNO es un servicio destinado exclusivamente a las notarías usuarias de esta plataforma para agilizar su trabajo y facilitar a los clientes de esa notaría la recepción segura, automática e instantánea de copias simples electrónicas, pólizas, facturas, liquidaciones de impuestos u otros documentos, utilizando su área privada en esta plataforma como repositorio de los documentos proporcionados por la notaría. También gestiona el cobro de las facturas pendientes y la comunicación directa con la notaría sin intervención de su personal.
El propietario titular de todos los documentos almacenados en dicho repositorio es el cliente de la notaría, que autoriza a la misma para que incorpore los citados documentos. En su condición de propietario del área privada, el cliente puede descargar los documentos, enviar copias de estos documentos a terceros por email o mediante envío certificado seguro y designar a otros usuarios para acceder a la plataforma según los permisos otorgados, todo ello de forma gratuita (el servicio lo paga la notaría). Un usuario de MNO encuentra en su área privada todos los documentos de todas las notarías en las que le hayan registrado como cliente.
La plataforma MNO es compatible con la plataforma ARCA (www.misactasonline.es) , también desarrollada por SAAS LEGAL y que permite incorporar al área privada de una sociedad usuaria del servicio, las actas, los libros de actas y cualquier otro documento que la sociedad quiera añadir.
El portal del ciudadano ofrece servicios genéricos notariales a toda la ciudadanía en general. De forma resumida, intenta alcanzar la máxima operatividad telemática que permite la función notarial, que por definición requiere de una atención personal y presencial lo que restringe bastante las funcionalidades del portal, obligando a una visita posterior a un notario.
La mayoría de los servicios del portal del ciudadano son de pago. Toda la documentación almacenada en sus repositorios es propiedad del Consejo General del Notariado, de Ancert y de los notarios. La remisión de copias simples electrónicas entre la notaría y su cliente requiere el registro previo del ciudadano, la validación de su identidad y el pago del servicio.
El reglamento notarial limita el uso de las copias autorizadas electrónicas (digitales) a los organismos oficiales y judiciales, por tanto, una persona física o jurídica solamente puede recibir copias autorizadas en papel y NO PUEDE disponer ni utilizar copias autorizadas electrónicas, al menos con la legislación actual.
Sin embargo, es posible obtener una copia autorizada en papel en una notaría diferente de aquella que la autorizó. Esta notaría (la que hizo la escritura) la envía en formato electrónico a la notaría que la va a entregar al cliente en papel. Este procedimiento denominado “traslado a papel” puede solicitarse de forma presencial en cualquier notaría española conociendo los datos de la escritura (Fecha y número de protocolo del notario autorizante), previa justificación del interés legítimo en solicitarla.
Este trámite de traslado a papel también puede solicitarse a través del Portal del ciudadano, previo pago de su importe y una vez que el ciudadano tenga acreditada su identidad presencialmente ante notario.
Obviamente, al ser MNO una plataforma informática, todos los documentos en ella almacenados son digitales o “electrónicos”, es decir, ficheros en formato PDF, por lo que MNO no permite manejar copias notariales en papel, sean autorizadas o simples.
El almacenamiento en MNO de una imagen escaneada de una copia autorizada en papel NO TIENE la consideración de una copia autorizada electrónica por carecer el fichero resultante del escaneo de las correspondientes firmas electrónicas notariales ni sus huellas digitales. La impresión de cualquier documento almacenado en la plataforma MNO no puede considerarse un traslado a papel. No obstante, MNO dispone de un canal de comunicación con las notarías usuarias del servicio para que éstas puedan recibir de sus clientes la solicitud de copias simples o autorizadas en papel y se pongan en contacto con ellos para actuar en consecuencia.
Los documentos almacenados en MNO solamente son visibles por el personal de la notaría que los ha depositado, por el titular del área privada y por aquellas personas a las que éste haya otorgado permiso para ello y durante la vigencia de este permiso.
Los documentos se guardan encriptados y fragmentados para evitar su acceso y lectura por terceras personas, incluyendo el personal técnico de mantenimiento y soporte del servicio que sí puede ver el número y nombre de los documentos, pero no puede acceder al fichero con el contenido, por carecer de las claves de encriptación y desfragmentación.
MNO registra todos los accesos al área privada, así como los movimientos de salida de cada documento: quién lo hace, a quién se envía y la modalidad de entrega. Si el envío es certificado, se guarda la aceptación de los términos y condiciones por el receptor incluyendo su manifestación de legítimo interés en recibir el documento, que queda sellada de tiempo por un tercero de confianza acreditado eIDAS. (puede obtenerse prueba certificada de la recepción)
whatisService MNO 10/02/2022
[1] copias simples de escrituras, actas, pólizas; así como facturas, imágenes electrónicas escaneadas y otros documentos vinculados a los notariales
[2] El sistema de gestión de evidencias registra y sella de tiempo los accesos realizados por el personal de la notaría y los distintos usuarios autorizados por cada cliente, pudiendo obtener certificados de los mismos.
[3] La certificación TIER IV GOLD es el máximo grado de protección y disponibilidad que otorga el UPTIME INSTITUTE. En España solamente cinco entidades prestadoras de servicios de Internet disponen de este nivel de certificación.
[4] El nombre de “mi notaría online” con el que se ha bautizado a esta plataforma hace referencia al medio con el que cualquier notario puede ofrecer a sus clientes una entrega de documentos online. Utilizando la notación del sistema de nombres de dominio (DNS), minotariaonline es un nombre de dominio de segundo nivel que va acompañado del nombre de la notaría como dominio de tercer nivel a su izquierda: nombre_de_la_notaria.minotariaonline.es (www.rodrigodeescobedo.minotariaonline.es), es decir, este nombre cobra sentido al hacer referencia a que una notaría concreta ofrece un servicio online.
[5] Agencia Notarial de Certificación, SLU propiedad del Consejo General del Notariado español.